SACHBEARBEITER/IN AUFTRAGSABWICKLUNG & EXPORT - VOLLZEIT [m|w|d]

Du arbeitest genau, hältst Zusagen ein und sorgst dafür, dass Aufträge und Sendungen in über 60 Länder reibungslos laufen — pünktlich, vollständig, mit korrekten Zollpapieren? Dann verantwortest du in dieser Position die Auftragsabwicklung und Geschäftskundenbetreuung eines international tätigen Unternehmens.

Als Sachbearbeiter/in Auftragsabwicklung & Export [m|w|d] begleitest du jeden Auftrag von Anfang bis Ende: Du erstellst Angebote und Auftragsbestätigungen, übergibst Aufträge an die Logistik und meldest Sendungen nach Deutschland, Europa und in Drittländer an — inklusive der zugehörigen Zoll- und Exportpapiere. Unsere Kunden sind Fachhändler und Großhändler, Premium-Lounges und Luxushotels; die Ziele reichen von den USA über die Vereinigten Arabischen Emirate bis zu den Malediven. Für diese Kunden bist du die feste Ansprechperson — per WhatsApp, E-Mail und Telefon.

Was diese Position auszeichnet, ist Tiefe statt Breite: Auftragsabwicklung, Export und Geschäftskundenbetreuung gehören bei uns zusammen — und du beherrschst diesen Bereich vollständig, von der Auftragsbestätigung bis zur Ausfuhranmeldung, vom ersten Kundenkontakt bis zur gelieferten Ware.

Standardisierte Prozesse, Checklisten und digitale Tools bilden die Grundlage deiner Arbeit. Du stellst sicher, dass dein Bereich verlässlich funktioniert — gegenüber Kunden, Speditionen und dem Team.

Der Standort Lohr am Main wird aktuell planmäßig ausgebaut. Unsere Positionen werden entsprechend dem Aufbauplan kontinuierlich besetzt. Wir planen mit einem Team von 15 Mitarbeitern, das durch klare Zuständigkeiten, Automatisierung und KI die Leistung einer deutlich größeren Organisation erbringt.

Im Backoffice besetzen wir zwei Arten von Positionen: Fachpositionen mit einem klar abgegrenzten Verantwortungsbereich (Kaufmännische Fachkraft) und Positionen, die mehrere Bereiche verbinden (Kaufmännische Steuerung). Diese Stelle gehört zur ersten Kategorie.

Unsere Vision ist es, die Position als Marktführer in unserer Branche konsequent auszubauen. Voraussetzung hierfür sind 100% zufriedene Kunden wofür du in dieser Position maßgeblich mit verantwortlich bist.

Für diese zentrale Rolle suchen wir eine Person, die eigenständig mitdenkt, aktiv umsetzt und unsere Auftragsabwicklung mit Präzision, Übersicht und Eigenverantwortung vorantreibt.

Aufgabenbereiche:

• Auftragsbestätigung & Zahlungssicherung
  Du erstellst Auftragsbestätigungen, holst die Bestätigung des Kunden ein und stellst sicher, dass offene Posten beglichen und vereinbarte Vorkassezahlungen eingegangen sind, bevor Ware das Haus verlässt.

• Warenverfügbarkeit & Schnittstelle Einkauf
  Du prüfst für jeden Auftrag die Verfügbarkeit, stimmst dich mit dem Einkauf ab und hältst die Übersicht über alle laufenden Aufträge aktuell. Zielwert: Jeder Auftrag ist spätestens fünf Werktage nach Eingang versandbereit.

• Versandabwicklung & Dokumente
  Du erstellst Kommissionier- und Lieferscheine sowie Rechnungen, meldest Sendungen bei Paketdiensten und Speditionen an und stellst sicher, dass der Warenausgang nicht länger als drei Werktage steht.

• Export & Zollabwicklung
  Du forderst Exportpapiere an und prüfst sie (Ursprungszeugnis, A.TR, EUR.1), sorgst für zoll- und steuerrechtlich korrekten Versand in Drittländer und legst Ausfuhrnachweise revisionssicher ab.

• Geschäftskundenbetreuung (B2B)
  Du beantwortest Anfragen zu Produkten, Verfügbarkeit, Status und Lieferzeiten innerhalb von 24 Stunden, erstellst Angebote, legst Aufträge an, bearbeitest Reklamationen und stellst Dokumente bereit. Komplexe Anfragen — etwa zu Exklusivität — leitest du an den B2B-Vertrieb weiter.

• KI-gestützte Kundenkommunikation
  Du trainierst und kontrollierst unseren KI-Assistenten für den B2B-Kundenservice: Du speist neue Themen ein, prüfst seine Antworten und übernimmst die Fälle, die menschliche Entscheidung brauchen. Ziel ist, dass bereits 2027 die KI 24/7 für unsere Kunden zur Verfügung steht und Tracking Links, Rechnungen vollautomatisch versenden kann.

• Dokumentation & Prozessentwicklung
  Du erfasst das Wissen deines Bereichs systematisch in Checklisten und Schulungsmaterial — damit Vertretung, neue Kollegen und unsere KI-Systeme jederzeit darauf zugreifen können.

Unternehmensprofil:

Die Schmidt Innovations GmbH ist ein inhabergeführtes E‑Commerce- und Produktentwicklungsunternehmen mit Sitz in Lohr am Main. Mit drei eigenen Marken – Steamulation®, AEON® und Vyro® – sind wir weltweiter Marktführer unserer Nische und beliefern über 100.000 Kunden in mehr als 60 Ländern. Unsere Produkte stehen für Präzision, Qualität und deutsche Ingenieurskunst — und denselben Anspruch stellen wir an unsere internen Prozesse. Wir investieren gezielt in Automatisierung, klare Strukturen und systematisches Arbeiten, um als schlanke Organisation nachhaltig und effizient zu wachsen. Dafür suchen wir eigenverantwortliche Kolleginnen und Kollegen mit hohem Qualitätsanspruch, die ein wachsendes, digital geprägtes Unternehmen aktiv mitgestalten wollen. Mehr unter jobs.steamulation.de

Erhalte auf unserem Youtube-Kanal einen Blick hinter die Kulissen von Steamulation®.

Gehalt & Entwicklungsmöglichkeiten:

Gehalt:

• 4.250 € brutto/Monat ab 3 Jahren Berufserfahrung im Einkauf oder mit Studium, Fachwirt oder Betriebswirt

• 3.750 € brutto/Monat für Berufseinsteiger

Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden. Du erhältst persönliche Förderung durch die Geschäftsführung.

Eine Auswahl deiner Vorteile:

• Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachstumsstarken, international tätigen Unternehmen

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und direkter Einfluss auf operative Ergebnisse

• Internationale Auftragsabwicklung in über 60 Länder!

• Ein KI-Assistent, der dir Routineanfragen abnimmt, sodass du dich auf das wesentliche konzentrieren kannst

• Klare Prozesse, moderne Tools und eine digitale Arbeitsweise — kein Chaos, sondern System

• Strukturierte Einarbeitung mit Zugang zu unserem digitalen Schulungsportal (Erklärvideos, Checklisten)

• Teilnahme an internationalen Events und Messeauftritten um Kunden auch Life kennenzulernen.

• Erfahrung in Auftragsabwicklung, Export oder Spedition — oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit dem Wunsch, dich auf diesen Bereich zu spezialisieren.

• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise — bei Zoll- und Versandpapieren zählt jedes Detail

• Verbindliche, schnelle Kommunikation mit Geschäftskunden — per WhatsApp, E-Mail und Telefon.

• Sicherer Umgang mit Zahlen, Mengen und Terminen; Erfahrung mit ERP-Systemen und Excel

• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Kunden.

• Affinität für Prozessaufbau und -optimierung (z.B. Checklisten, Schulungsvideos, digitale Tools)

• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Disziplin und Belastbarkeit

• Fähigkeit, bestehenden Prozessen präzise zu folgen und diese eigenständig weiterzuentwickeln

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Speditionskaufmann/-frau, Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel, Industriekaufmann/-frau) oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften

Einarbeitung:

In deiner Einarbeitungsphase von 2 bis 4 Monaten (je nach Vorerfahrung) steht dir ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.

Du erhältst Zugriff auf unser digitales Schulungsportal mit jobrelevanten Erklärvideos und Checklisten – damit du jederzeit genau weißt, was zu tun ist.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Verwandte Suchbegriffe
Sachbearbeiter/in Auftragsabwicklung (m/w/d), Exportsachbearbeiter/in (m/w/d), Sachbearbeiter/in Export (m/w/d), Kundenbetreuer/in B2B (m/w/d), Sachbearbeiter/in Kundenservice B2B (m/w/d), Mitarbeiter/in Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung (m/w/d), Sachbearbeiter/in Vertriebsinnendienst (m/w/d), Speditionskaufmann/-frau (m/w/d), Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel (m/w/d), Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Zollsachbearbeiter/in (m/w/d), Order Management (m/w/d)